Kamu İhale Kurumu tarafından; yürürlükte bulunan “Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği” ile eki “Yeterlik Bilgileri Tablosu Sunulan ve Tekliflerin Elektronik Ortamda Alındığı İhalelerde Uygulanacak Tip İdari Şartname” yerine geçmek üzere, ihale, doğrudan temin, istisna ihaleleri ve sözleşme uygulamalarını içerecek şekilde “Kamu Alımlarının Elektronik Ortamda Yapılmasına İlişkin Uygulama Yönetmeliği Taslağı” ile eki “Elektronik Ortamda Yapılan İhalelerde Uygulanacak Tip İdari Şartname Taslağı” hazırlanmıştır. Taslakta şu değişiklikler öngörülmektedir; EKAP’a kayıt işlemlerinin elektronik ortamda yapılması, Kamu alımı süreçlerinde şekli ve içeriği Kurum tarafından belirlenen e-formların kullanılması, Yaklaşık maliyetin EKAP üzerinden hazırlanması, İhale sürecindeki; ihale onay belgesi, ihale komisyonu kararı ve benzeri belgelerin doğrudan EKAP’ta hazırlanması, Sürecin daha hızlı ve etkin bir şekilde yürütülmesini sağlamak üzere “yeterlik bilgileri tablosu” uygulaması yerine, daha dinamik yapıya sahip ihaleye katılım belgesi” uygulamasına geçilmesi, Kayıtlı gerçek ve tüzel kişiler tarafından, EKAP’taki işlemleri gerçekleştirmek üzere e-imza kullanılarak yetkilendirme yapılabilmesi, Tekliflerin gönderilebilmesi için ihaleye katılım belgesindeki zorunlu alanların doldurulması ve geçici teminat tutarının yeterli olması şartlarının getirilmesi, Yerli isteklilerin vergi ya da sosyal güvenlik prim borçlarının bulunup bulunmadığına ilişkin kontrolün tekliflerin açıldığı aşamada yapılması, Teklif değerlendirme işlemlerinin ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci olması öngörülen tekliflerle sınırlı olarak yapılması, Sözleşme imzalanması ve sözleşme sürecindeki işlemlerin EKAP üzerinden yapılması, İstisna kapsamındaki ihaleler ile doğrudan temine ilişkin işlemlerin süreç içerisinde EKAP üzerinden yürütülmesine imkân tanınması gibi hususlar düzenlenmiştir. Taslağın önemli başlıkları aşağıda özetlenmiştir;
EKAP üzerinden gerçekleştirilecek iş ve işlemler
Aşağıda belirtilen süreçlere ilişkin işlemler de kısmen veya tamamen EKAP üzerinden yürütülebilir: a) İstisna kapsamında yapılan ihaleler ile bunlara ilişkin sözleşmeler. b) Doğrudan teminler ile bunlara ilişkin sözleşmeler. c) Kanun kapsamı dışında kalan her türlü ihale ile bunlara ilişkin sözleşmeler. d) İş deneyim belgeleri, yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından EKAP üzerinden düzenlenir. e) Teminat mektuplarına ilişkin işlemler, 6/12/2012 tarihli ve 6362 sayılı Sermaye Piyasası Kanununa göre merkezî takas kuruluşu olarak faaliyet gösterenler dâhil yetkili kuruluşlar aracılığıyla yürütülür. e) İhalelere yönelik şikâyet ve itirazen şikâyet başvuruları EKAP üzerinden yapılır. Kamu alımı süreçlerinde şekli ve içeriği Kurum tarafından belirlenerek Kurumun resmi internet sayfasında yayımlanan e-formlar kullanılır.
Tebligatlara ilişkin esaslar
Tebligat, iş günlerinde ve 09.00-18.00 saatleri arasında (yarım mesai günlerinde 09.00-13.00) yapılır. Bu süreler dışında gönderilen tebligatlar, kaydedildiği tarihi takip eden ilk iş günü içinde ilgililerin bildirim kutusuna ulaştırılır. Tebligatın ilgililerin bildirim kutusuna ulaştığı tarih bildirim tarihi olarak kabul edilir ve bildirim tarihi tebliğ tarihi sayılır. Kendisine tebligat yapılan ilgilinin EKAP’ta kayıtlı e-posta adresine ve/veya mobil telefon numarasına, tebligatın yapıldığına dair bilgilendirme mesajı gönderilebilir. Bilgilendirme mesajının herhangi bir nedenle ilgiliye geç ulaşması veya ulaşmaması, tebligatın zamanını ve geçerliliğini etkilemez.
Başvuru ve/veya tekliflerin açılması
Teklifler, ihale komisyonu tarafından ihale tarih ve saatinde EKAP’ta açılır. Yaklaşık maliyet tutarı ve teklif fiyatları isteklilerin erişimine açılır. Bu aşamada, isteklilerin geçici teminatlarının uygun olup olmadığı, EKAP üzerinden yapılan sorgulamalara göre; ihale tarihi itibarıyla ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığı ile vergi ya da sosyal güvenlik prim borçlarının bulunup bulunmadığı kontrol edilir. Yabancı isteklilerin, kendi ülkelerinin mevzuat hükümleri uyarınca ihale tarihi itibarıyla kesinleşmiş vergi ya da sosyal güvenlik prim borçlarının bulunup bulunmadığına ilişkin kontrol ise sözleşmenin imzalanması aşamasında gerçekleştirilir. Birinci fıkra kapsamında yapılan işlemlere ilişkin hususlar ile yaklaşık maliyet tutarı, teklif fiyatları ve varsa açılamayan teklifler tutanağa bağlanır ve bu tutanak da isteklilerin erişimine açılır. Pazarlık usulü ile yapılan ihalelerde son fiyat teklifleri, danışmanlık hizmet alımı ihalelerinde ise mali teklifler, yaklaşık maliyet ile birlikte isteklilerin erişimine açılır. Fiyat veya fiyat ile birlikte fiyat dışı unsurlar üzerinden elektronik eksiltme yapılması öngörülen ihalelerde eksiltme tamamlandıktan sonra yaklaşık maliyet ve teklif fiyatları isteklilerin erişimine açılır. Bu madde kapsamında yer alan hükümler, niteliğine uygun düştüğü ölçüde ön yeterlik/yeterlik başvurularının açılmasında da uygulanır.
Başvuru ve/veya tekliflerin değerlendirilmesi ile ihalenin karara bağlanması
Teklifler açıldıktan sonra 11’inci maddenin birinci fıkrasına göre uygun bulunmayan teklifler değerlendirme dışı bırakılır. Pazarlık usulüyle yapılan ihalelerde son fiyat tekliflerinin alınması işlemi, elektronik eksiltme yapılan ihalelerde ise eksiltme işlemleri; teklifi bu aşamada değerlendirme dışı bırakılmayan istekliler davet edilerek gerçekleştirilir. Birinci fıkraya göre uygun olduğu anlaşılan tekliflerden, ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülenlerin değerlendirilmesine geçilir. Bu değerlendirme, idari şartname düzenlemeleri çerçevesinde ihaleye katılım belgesine aktarılan bilgi ve belgeler esas alınarak yapılır. Değerlendirme işlemi; aşırı düşük teklif açıklaması istenen ihalelerde, teklifi aşırı düşük olan isteklilerin tamamı için gerçekleştirilir.Belli istekliler arasında ihale usulüyle yapılan ihalelerde tüm başvurular ve/veya teklifler değerlendirilir. İkinci fıkraya göre yapılan değerlendirmede, ihaleye katılım belgesine aktarılan bilgi ve belgelerden; entegrasyonlar aracılığıyla veya EKAP ya da diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden erişilebilenlerin teyit işlemi gerçekleştirilir. 10’uncu maddenin ikinci fıkrasının (c) bendi kapsamında ihaleye katılım belgesine aktarılan belgelerden teyit edilemeyenler bu haliyle değerlendirmeye esas alınır ve tereddüt duyulması hali hariç bu belgelerin fiziki olarak sunulması istenmez.
Aşırı düşük teklif açıklamaları, ikinci fıkra kapsamında yapılan teklif değerlendirmesi sonucunda teklifi geçerli olduğu tespit edilen isteklilerden istenir. Aşırı düşük teklif açıklamaları istekliler tarafından EKAP üzerinden e-imza ile imzalanmak suretiyle gönderilir. Açıklama kapsamında gönderilen belgeler bu haliyle değerlendirmeye esas alınır ve tereddüt duyulması hali hariç bu belgelerin fiziki olarak sunulması istenmez. Aşırı düşük teklif açıklamalarını EKAP üzerinden sunmayan, açıklamaları uygun bulunmayan veya fiziki olarak sunulması istenen belgeleri sunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.
Numune/demonstrasyon istenen ihalelerde numune/demonstrasyon değerlendirmesi ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci olması öngörülen teklifler için yapılır. Numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir.
Değerlendirme işlemlerine, ekonomik açıdan en avantajlı teklif ile belirlenecek ise ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif tespit edilinceye kadar devam edilir.
Tekliflerin değerlendirilmesi sonucunda katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlamadığı anlaşılan istekliler ile numune/demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve bu tekliflerin değerlendirme dışı bırakılma gerekçeleri kaydedilerek EKAP üzerinden ihale komisyonu kararı oluşturulur. İhale komisyonu kararı, komisyon üyeleri tarafından e-imza ile imzalanır ve ihale yetkilisinin onayına sunulur. İhale yetkilisi karar tarihini izleyen en geç beş iş günü içinde, e-imza ile imzalamak suretiyle ihale kararını onaylar veya gerekçesini belirtmek suretiyle iptal eder. İhale kararı ihale yetkilisince onaylanmadan önce EKAP üzerinden yasaklılık teyidi yapılır.
Kesinleşen ihale kararı, ihale yetkilisi tarafından onaylandığı veya iptal edildiği günü izleyen en geç üç gün içinde tüm isteklilere bildirilir.
Fiziki olarak sunulması istenen belgeleri verilen makul süre içinde sunmayan veya belgelerin sunuluş şekline aykırı sunan istekliler ile yüklenen belgelerden farklı bir belge sunan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerin yerine getirilmemesi ile dokuzuncu fıkrada sayılan fiiller ihale kararını etkileyecek davranış olarak kabul edilir ve bu davranışlarda bulunan istekliler hakkında Kanunun 17’nci madde hükümleri uygulanır.
Sözleşmenin imzalanması ve sonuç ilanı
Sözleşmeye davet EKAP üzerinden yapılır. Sözleşmeye davet edilen istekli tarafından sözleşme imzalanmadan önce sunulması gereken belgeler, sözleşmeye davet yazısının tebliğ tarihini izleyen on gün içinde EKAP üzerinden gönderilir. Yabancı istekliler için bu süreye oniki gün ilave edilir. Sözleşme imzalanmadan önce sunulması gereken belgelerden EKAP aracılığıyla erişilemeyenler, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak EKAP’a yüklenir. Entegrasyonlar aracılığıyla veya EKAP ya da diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden teyit edilemeyen belgelerin, idarece tereddüt duyulması hali hariç, fiziki olarak sunulması istenmez.
Doğrudan temin işlemleri
Doğrudan temin yöntemiyle yapılan alımların EKAP’a kaydedilerek DTN alınması ve alım sonucuna ilişkin bilgilerin en geç alımın yapıldığı ayı takip eden ayın onuncu gününe kadar Kuruma bildirilmesi zorunludur. Doğrudan temin yöntemiyle yapılan alımlarda; onay belgesi, piyasa fiyat araştırması, ilan/davet, dokümanın (şartname, sözleşme taslağı ve benzeri belgeler) yüklenmesi, fiyat tekliflerinin kaydı, e-teklif, e-eksiltme, teminat, sözleşme işlemleri, bildirim ve tebligatlar ile benzeri hususlara ilişkin işlemlerden Kurumca belirlenenler EKAP üzerinden yürütülür.
