Kamu İhalelerinde Yaklaşık Maliyet; İhale onay belgesi düzenlenmeden önce idarece her türlü fiyat araştırması yapılarak, Katma Değer Vergisi (KDV) hariç olmak üzere hesaplanan ve dayanakları ile birlikte bir hesap cetvelinde gösterilen, ihale konusu işin/alımın öngörülen bedeli olarak tanımlanmaktadır.
Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli ise İdarece yaklaşık maliyetin hesaplanmasında hazırlanan yaklaşık maliyet tutarının gösterildiği ihale onay belgesinin eki olan belgedir.
4734 sayılı Kamu İhale Kanun’un “Yaklaşık maliyet” başlıklı 9’uncu maddesinde yer alan hüküm göz önünde bulundurularak yaklaşık maliyetin tespit edilmesi gerekmektedir. İdarelerce ihale konusu işin en uygun fiyatla temin edilebilmesi, o işin bedelinin doğru tahmin edilmesine bağlıdır. Bu nedenle yaklaşık maliyetin gerçek piyasa fiyatını yansıtacak şekilde belirlenmesi önemlidir.
Yaklaşık Maliyetin Tespiti;
a) İhale konusu iş için belirlenen yaklaşık maliyete göre işin ödeneğinin yeterli olup olmadığının tespiti,
b) İhale usulünün belirlenmesi,
c) İhale ilan sürelerinin belirlenmesi,
d) İhalelerde istenilen, isteklilerin teklifleri kapsamında idareye sunmaları gereken yeterlik kriterlerinin belirlenmesi,
e) İhalelere yerli isteklilerin katılıp katılmayacağına ilişkin düzenlemelerin yapılması,
f) İhaleye teklif sunan isteklilerin teklif bedellerinin gerçek piyasa fiyatını yansıtıp yansıtmadığı hususunda bir değerlendirme yapılması,
g) İhaleye teklif sunan isteklilerin teklif bedellerinin aşırı düşük olup olmadığının tespit edilmesi, bakımlarından önemlidir.
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu hükümleri çerçevesinde ihtiyaçların uygun şartlarda ve zamanında karşılanmasının en önemli etkenlerinden birisi de alım konusu işin yaklaşık maliyetinin gerçekçi ve piyasa şartlarına uygun olarak belirlenmesidir. 4734 sayılı Kanuna dayanılarak Kamu İhale Kurumu’nca yayımlanan ihale uygulama yönetmeliklerinde ve Kamu İhale Genel Tebliği’nde yaklaşık maliyetin nasıl tespit edileceği ve dikkat edilecek hususlar ayrıntılı olarak belirtilmiştir. Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Yaklaşık maliyetin hesaplanmasına esas miktar ve fiyatların tespiti” başlıklı 8’inci maddesinde de idarelerin, yaklaşık maliyetin hesaplanabilmesi için öncelikle ihale konusu hizmeti oluşturan iş kalemlerini veya gruplarını ve bunlara ilişkin miktarları tespit edecekleri, bu amaçla, idare tarafından gerek duyulduğunda, mevzuatta belirtilen esas ve usuller çerçevesinde miktar araştırması da yapılabileceği hükme bağlanmıştır.
Yaklaşık Maliyetin Gizliliği;
Yaklaşık maliyetin gizliliği 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunun 9’uncu maddesi kapsamında; “…Yaklaşık maliyete ihale ve ön yeterlik ilânlarında yer verilmez, isteklilere veya ihale süreci ile resmî ilişkisi olmayan diğer kişilere açıklanmaz.” şeklinde tanımlanmıştır. Yaklaşık maliyetin gizliliği 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunun 62’nci maddesinin (d) bendi kapsamında ise; “İdarelerce bütçesinin programlanmasında, ihalede ise isteklilerce verilen tekliflerin karşılaştırılmasında kullanılmak üzere tespit edilen yaklaşık maliyet isteklilere duyurulmaz.” Hükmü yer almaktadır. Yaklaşık maliyetin gizliliği kuralı ile isteklilerin kendi şartlarını dikkate alarak gerekli çalışmaları yapması ve tekliflerini kendi iradeleriyle oluşturması ve İdarelerin, maliyet tahminlerini mukayese edebilmesi amaçlanmaktadır. İhale süreci ile resmi ilişkisi olan kişiler, yaklaşık maliyeti tespit etmek ile görevlendirilenler, ihale yetkilisi ve İhale komisyonu üyeleri yaklaşık maliyeti bilirler.
Yaklaşık Maliyetin Hesaplanmasına Esas Miktar ve Fiyatların Tespiti;
İdareler, yaklaşık maliyetin hesaplanabilmesi için öncelikle ihale konusu hizmeti oluşturan iş kalemlerini veya gruplarını ve bunlara ilişkin miktarları tespit ederler. Bu amaçla, idare tarafından gerek duyulduğunda, aşağıda belirtilen esas ve usuller çerçevesinde miktar araştırması da yapılabilir. Yaklaşık maliyete ilişkin fiyatların tespitinde;
a) Kamu kurum ve kuruluşlarınca işin niteliğine göre belirlenmiş fiyatlar,
b) İhaleyi yapan idare veya diğer idarelerce gerçekleştirilmiş aynı veya benzer işlerdeki fiyatlar,
c) İlgili odalarca belirlenmiş fiyatlar,
d) İhale konusu işi oluşturan iş kalemlerine veya gruplarına ilişkin olarak piyasadan yapılacak fiyat araştırması kapsamında elde edilecek fiyat tekliflerinin aritmetik ortalaması alınmak suretiyle ya da konusunda uzman bilirkişi ve ekspertizlerden soruşturularak oluşturulan fiyatlar,
e) İhale konusu işe ilişkin olarak Sağlık Uygulama Tebliğinde yer alan fiyatlardan KDV veya farklı nitelikteki diğer giderler indirilmek suretiyle bulunan fiyatlar, esas alınır.
İdareler yaklaşık maliyete ilişkin fiyatların tespitinde, yukarıda sayılan (a), (b), (c), (ç) ve (d) bentlerinde belirtilen fiyatların birini, birkaçını veya tamamını herhangi bir öncelik sırası olmaksızın kullanabilirler.
Fiyat araştırması için yapılan çalışmalarda fiyat sorulacak kişi ve kuruluşlara yazılan yazıda fiyatı tespit edilecek iş grubu veya iş kaleminin ayrıntılı özelliklerine yer verilir. Fiyat istenecek kişi ve kuruluşlara aynı koşulları taşıyan yazılarla başvurulur ve fiyatlar KDV hariç istenir. İstenen özellikleri taşımayan veya gerçek piyasa rayiçlerini yansıtmadığı düşünülen fiyat bildirimleri ve proforma faturalar değerlendirmeye alınmaz ve buna ilişkin gerekçeler yaklaşık maliyet hesap cetvelinde gösterilir.
Özelliği bulunan hizmet alımlarında; önceki yıllarda bitirilmiş benzer nitelikteki işlerde oluşan fiyatların piyasa fiyatları ile karşılaştırılması suretiyle bulunan fiyatlar veya benzer nitelikteki hizmetlerde uzmanlık ve deneyimini kanıtlamış kamu ve özel sektör kuruluşları ile gerçek kişilerden soruşturularak oluşturulan fiyatlar kullanılabilir. Yapılan her türlü araştırmaya rağmen fiyatın tespit edilemediği veya tespit edilen fiyatların rayiçleri yansıtmadığının anlaşıldığı durumlarda; idarece resen fiyat belirlenir ve gerekçesi yaklaşık maliyet hesap cetvelinde gösterilir.
İdareler, gerçek piyasa fiyatlarını yansıtmayan ve yaklaşık maliyetin hesaplanmasında hatalara sebep olabilecek fiyat bildirimlerini ve proforma faturaları değerlendirmeye almaz. İdare geçmiş yıl fiyatlarını dikkate alarak bunları TÜFE/ÜFE/Döviz kuru artışı gibi resmi hesaplar ile güncelleyebilir ve verilen proforma fiyat tekliflerini kontrol edebilir. İdare ürüne ait maliyet bileşenlerini kullanarak kendisi de yaklaşık maliyet fiyatlarını hesaplayabilir.
İhale konusu işin bir kısmına teklif verilmesinin mümkün olduğu hallerde, yaklaşık maliyet her bir kısım için ayrı ayrı olmak üzere işin tamamı dikkate alınarak hesaplanır.
Ön ilan yayımlanmadan önce tahmini alım miktarı esas alınarak hesaplanan yaklaşık maliyet, ihale veya ön yeterlik ilanı öncesi alım miktarı ve diğer hususlar göz önünde bulundurularak yeniden hesaplanabilir.
İhale konusu işte kullanılacak malzeme, araç, teçhizat, makine ve ekipman gibi unsurların idare tarafından verilmesi durumunda; yaklaşık maliyet, bu unsurların bedeli hariç tutularak hesaplanır ve bu unsurların listesi yaklaşık maliyet hesap cetvelinin ekine konulur.
İhale komisyonu tarafından yaklaşık maliyet teklif fiyatları ile birlikte açıklanır. Pazarlık usulü ile yapılan ihalede ise yaklaşık maliyet, son yazılı fiyat teklifleri ile birlikte açıklanır. Bu aşamadan önce yaklaşık maliyet açıklanamaz ve ilan edilemez.
Yaklaşık maliyetin idarelerce hesaplanması esastır. Ancak, işin özelliğinden dolayı, idarelerce hazırlanmasının mümkün olmaması sebebiyle teknik şartnamenin danışmanlık hizmeti alınarak hazırlatılması durumunda, bu kapsamda yaklaşık maliyet de aynı danışmanlık hizmet sunucusuna hesaplatılabilir.
İhale komisyonu, yaklaşık maliyetin ihale tarihine kadar geçen sürede değişikliğe uğradığını belirlemesi durumunda; değişikliğin gerekçelerini belirtmek suretiyle güncellediği yaklaşık maliyeti dikkate alır. Ancak hizmet alımı ihalelerinde yaklaşık maliyetin güncellenmesi ayrıca asgari ücret ve diğer işçilik maliyetlerinde ilgili mevzuatından kaynaklanan değişiklikler nedeniyle yaklaşık maliyetin ihale tarihine kadar geçen sürede değişikliğe uğradığının belirlenmesi durumunda, gerekçesi belirtilmek suretiyle ihale komisyonu tarafından, bu maliyetler dikkate alınarak yapılır.
