1. Giriş
Bilindiği üzere Aşırı Düşük Teklif, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 38’inci maddesine göre, yaklaşık maliyete veya diğer isteklilerin tekliflerine göre fiyat yönünden aşırı düşük olup, söz konusu teklifler herhangi bir özgün üretim tekniğine, ölçek ekonomisine, tedarik avantajına veya finansal etkinliğe dayanmaması halinde reddedilmesi gerekmektedir. İhale süreci, en etkin firmanın seçilme süresi olarak kurgulanmış olup, söz konusu etkinliğin başarılı bir sözleşme yürütümü ile kendini göstermesi beklenmektedir.
İhale sürecinin önemli aşamalarından biri olan aşırı düşük teklif sorgulaması aşaması, yukarıda belirtilen unsurları barındırmadığı halde bunları barındırdığı iddia edilen teklifleri ayıklamaya dönük bir aşamadır. Diğer bir ifadeyle, finansal açıdan yetersiz bir teklif ile ihale konusu işin gerçekleştirilememesi riskini ortaya çıkarmaya yönelik belirlemenin yapıldığı aşamadır
4734 sayılı Kanun ve ikincil mevzuat incelendiğinde, ihale süreci içerisinde, en temel ve külfetli aşamalardan biri olarak aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesi aşaması karşımıza çıkmaktadır. Bu aşama, bir alım sürecinde yer alan bütün paydaşları etkilemektedir ve bu nedenle süreçle ilgili mevzuatın iyi bilinmesi gerekir.
2. Aşırı Düşük Tekliflerin Tespiti
Laboratuvar hizmet ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin ne şekilde tespit edileceği, Kamu İhale Genel Tebliği’nin (KİGT) 79.1.2’inci maddesinde açıklanmıştır. Buna göre
SD: Sınır değeri,
YM: Yaklaşık maliyeti,
n: İhalenin ilk oturumunda teklif mektubu ve geçici teminatı usulüne uygun olduğu anlaşılan ve teklif tutarı yaklaşık maliyetin yüzde 60’ından düşük ve yaklaşık maliyetten yüksek olanlar dışındaki isteklilerin teklif sayısını,
T1, T2, T3….Tn: İhalenin ilk oturumunda teklif mektubu ve geçici teminatı usulüne uygun olduğu anlaşılan ve teklif tutarı yaklaşık maliyetin yüzde 60’ından düşük ve yaklaşık maliyetten yüksek olanlar dışındaki isteklilerin teklif bedellerini,
R: Sınır Değer Tespit Katsayısını
R değeri her yıl 1 Şubat tarihinden geçerli olmak üzere Kurum tarafından belirlenerek ilan edilir ve gerekli görülen hallerde güncellenebilir. İhalenin konusu veya işin niteliğine göre Kurum tarafından farklı R değerleri belirlenebilir. Kamu İhale Kurulu’nun 25.01.2024 Tarihli 2024/DK.D-23 Sayılı Kararına göre Laboratuvar hizmet ihalelerinde 2024 yılı R katsayısı 0,71’dir.
3. Aşırı Düşük Teklif Açıklamasının İstenilmesi
İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen Laboratuvar hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir.
İdarece sınır değer hesaplandıktan sonra, teklifi sınır değerin altında kalan istekliler aşırı düşük teklif sahibi olarak belirlenir. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur.
Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir. Mevzuatta belirlenmiş olan bu süre aşırı düşük teklif açıklaması için öngörülmüş asgari süre olup idare tarafından bu süre daha uzun belirlenebilir.
Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin belirlenmesi zorunlu olup, bu belirlemenin bütün istekiler açısından aynı unsurları içermesi gerekmektedir. Uygulamada karşılaşılan en önemli sorunlardan birinin açıklamaya esas olan teklif bileşenlerinin belirlenmesi konusunda ortaya çıktığı görülmektedir. Birçok idare tarafından, aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulacak istekli belirlendikten sonra, genel bir yazı yazılarak isteklinin teklifini açıklaması istenilmektedir. Bu gibi hallerde istekliler teklifteki bütün giderleri açıklamaya çalışmakta ve çok önemsiz girdilerin açıklanması kimi zaman imkanız olduğundan veya mevzuata uygun bir şekilde açıklanamaması durumları ile karşılaşıldığından, birçok istekli işi yapma kapasitesine sahip olduğu halde teklifi bu nedenle reddedilmektedir.
Teklifte önemli görülen maliyet bileşenlerinin belirlenmesi açısından Laboratuvar hizmet alımı ihalelerinde idareler taraftan teklifte önemli görülen maliyet bileşenlerinin belirlenmesi zorunlu ise de, teklifi oluşturan hangi bileşenin önemli bileşen olarak belirleneceği hususu idarenin takdirindedir. Ayrıca, bazı girdi cinslerinin belgelendirilmesi ileride açıklanacağı üzere teklifte önemli maliyet bileşeni olarak belirlenip belirlenmemesine bağlı olarak değiştiğinden, bu durum ihale sürecinin sağlıklı bir şekilde sonuçlandırılması bakımından hayati öneme sahiptir
4. Aşırı Düşük Tekliflerin Belgelendirilmesi
Aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulabilecek belgeler Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79’uncu maddesinde açıklanmıştır. Buna göre, Üçüncü Kişilerden Alınan Fiyat Teklifleri, Merkezi Kamu Kurum Ve Kuruluşları Tarafından Ülke Çapında Sunulan Mal Ve Hizmetlere İlişkin Fiyatlar, Kamu Kurum ve Kuruluşları Tarafından İlan Edilen Fiyatlar, Ticaret Borsası Fiyatları, Toptancı Hal Fiyatları, Özel veya Münhasır Hak Sahibi Kuruluşların Uyguladığı Fiyatlar, İsteklinin Kendi Ürettiği, Aldığı veya Sattığı Mallara İlişkin Fiyatlar, İsteklinin Ortağı Olduğu Tüzel Kişiye Ait İşletmeden Mal Çekmesiyle Oluşan Emsal Bedeller ile aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında öngörülen maliyetlerin tevsiki amacıyla sunulabilmektedir.
5. Tıbbi Laboratuvar İhalesinde Aşırı Düşük Sorgulama İle İlgili Emsal KİK Kararı
İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle; ihale üzerinde bırakılan ………Ticaret Paz. ve Med. Elektr. Ltd. Şti.ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi …………… Tıbbi Malz. San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamalarının mevzuata uygun olmadığı, Her iki istekli tarafından da aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulan tutanaklarda bulunması gereken teklif bileşenlerine yer verilmediği, Her iki istekli tarafından da aşırı düşük teklif açıklamasında teklif fiyata dahil “tam otomatik idrar analizörü” ve “strip okuyucu cihaz” striplerinin maliyetlerine ayrı ayrı yer verilmediği, Her iki istekli tarafından da aşırı düşük teklif açıklamasında cihazlarda sonuç almak için zorunlu olarak kullanılması gereken ve teklif fiyata dahil yazıcı şeritleri ve yazıcı tonerleri, idrar kapları, santrifüj tüpleri, santrifüj cihazları, erkek-kız bebek idrar torbası maliyetlerine tek tek yer verilmediği, Maliyet tespit tutanağı ve satış tutarı tespit tutanaklarının mevzuata uygun olmadığı iddialarına yer verilmiştir.
18.07.2024 tarihli ve 2024/UH.II-898 sayılı Kamu İhale Kurulu Kararına Göre;
Yapılan inceleme ve tespitler neticesinde; İdari Şartname’nin “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.
İhale komisyonu; a) Verilen hizmetin ekonomik olması, b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar, c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü, gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir.” düzenlemesi,
Aynı Şartname’nin Ek’inde
| Sıra No | Açıklama Birimi | Miktarı |
| 1 | 24 Aylık İdrar Laboratuvar Hizmet Alımı puan | 15.949.470 |
düzenlemesi yer almaktadır.
Teknik Şartname’nin “Cihazlarda kullanılacak Kitlerin (Striplerin) Özellikleri ve Listesi” başlığı altında “8.5.Striplerle birlikte firma tarafından ücretsiz olarak verilmesi gerekenler şunlardır: Aşağıda tanımlanan, (a), (b), (c) maddeleri tüm hastaneler için ortaktır.
- Cihazların kullanacağı her türlü yıkama ve temizlik solüsyonları, az miktardaki örnekleri çalışmak için godeler veya mikrotüpler gibi çalışma için gerekli tüm sarf malzemeleri,
- Kalibratörler, normal ve patolojik seviyeleri test eden kalite kontrol numuneleri,
- Kurulacak sistemin sözleşme süresince eksternal kalite kontrol programına dahil edilmesi sağlanacaktır. Firma cihaz montajından en geç l(bir) ay içinde uzmanlar tarafından da onaylanan bir uluslararası kalite kontrol kuruluşuna laboratuvarlarımızın üye olmasını sağlayacak ve laboratuvardaki çalışmaların uluslararası kalite kontrol standartlarında olması için gerektiğinde düzeltici müdahaleleri yapacaktır.
- Malatya Eğitim ve Araştırma Hastanesi için, Yazıcı şeritleri, yazıcı tonerleri, 400.00C1 (dörtyüzbin) adet en az iki vidalı pnömötik sisteme uygun, sızdırmazlık özelliği olan kapaklı idrar kabı (idrar kabı laboratuvar uzmanlarından onay alacaktır.), 400.000 (dörtyüzbin) adet tek kullanımlık idrar santrifüj tüpü, 2 (iki) adet en az 28×15 mİ kapasiteli açılır başlıklı santrifüj cihazı. Toplamda 25.000 (yirmibeşbin) adet bebek (erkek-kız) 100 cc lik steril tek kullanımlık idrar torbası ücretsiz olarak verilecektir
- Battalgazi Devlet hastanesi için, Yazıcı şeritleri, yazıcı tonerleri, 170.000 (yüzyetmişbin) adet en az iki vidalı pnömötik sisteme uygun, sızdırmazlık özelliği olan kapaklı idrar kabı (idrar kabı laboratuvar uzmanlarından onay alacaktır.), 160.000 (yüzaltmışbin) adet tek kullanımlık idrar santrifüj tüpü, 1 (bir) adet en az 28×15 mİ kapasiteli açılır başlıklı santrifüj cihazı. Toplamda 10.000 (onbin) adet bebek (erkek-kız) 100 cc lik steril tek kullanımlık idrar torbası ücretsiz olarak verilecektir. Bir adet en az 12.000 BTU kapasiteli klima kurulacaktır.
- Yeşilyurt Haşan Çalık Devlet Hastanesi için, Yazıcı şeritleri, yazıcı tonerleri, 75.000 (yetmişbeş bin) adet vida kapaklı idrar kabı(idrar kabı laboratuvar uzmanlarından onay alacaktır.), 71.000 (yetmişbir bin) adet tek kullanımlık idrar santrifüj tüpü ücretsiz olarak verilecektir.
- Darende Devlet Hastanesi için, Yazıcı şeritleri, yazıcı tonerleri, 55.000 (ellibeş bin) adet vida kapaklı idrar kabı(idrar kabı laboratuvar uzmanlarından onay alacaktır.), 54.000 (ellidört bin) adet tek kullanımlık idrar santrifüj tüpü ücretsiz olarak verilecektir. h- Doğanşehir Devlet Hastanesi için, Yazıcı şeritleri, yazıcı tonerleri, 55.000 (ellibeş bin) adet vida kapaklı idrar kabı(idrar kabı laboratuvar uzmanlarından onay alacaktır.), 54.000 (ellidört bin) adet tek kullanımlık idrar santrifüj tüpü ücretsiz olarak verilecektir.
- Hekimhan Devlet Hastanesi için, Yazıcı şeritleri, yazıcı tonerleri, 26.000 (yirmialtı bin) adet vida kapaklı idrar kabı(idrar kabı laboratuvar uzmanlarından onay alacaktır.), 25.000 (yirmibeş bin) adet tek kullanımlık idrar santrifüj tüpü ücretsiz olarak verilecektir
- Akçadağ Devlet Hastanesi için, Yazıcı şeritleri, yazıcı tonerleri, 24.500 (yirmidörtbin beşyüz) adet vida kapaklı idrar kabı(idrar kabı laboratuvar uzmanlarından onay alacaktır.), 24 .000 (yirmidört bin) adet tek kullanımlık idrar santrifüj tüpü ücretsiz olarak verilecektir.
- Arapgir Devlet Hastanesi için, Yazıcı şeritleri, yazıcı tonerleri, 12.000 (oniki bin) adet vida kapaklı idrar kabı(idrar kabı laboratuvar uzmanlarından onay alacaktır.), 12.000 (oniki bin) adet tek kullanımlık idrar santrifüj tüpü ücretsiz olarak verilecektir.
- Pütürge Devlet Hastanesi için, Yazıcı şeritleri, yazıcı tonerleri, 7.500 (yedibin beşyüz) adet vida kapaklı idrar kabı(idrar kabı laboratuvar uzmanlarından onay alacaktır.), 7.500 (yedibin beşyüz) adet tek kullanımlık idrar santrifüj tüpü ücretsiz olarak verilecektir
8.6 Listede yer alan miktarlar, ihale süresince çalışılarak sonuçları raporlanacak net test sayıları ve puanları olarak belirtilmiştir. Test kalibrasyonu, iç ve dış kalite kontrol çalışmaları, analiz tekrarı, cihazlardaki arıza bakım onarım, eğitim gibi sebeplerle harcanan testler için ödeme yapılmayacaktır. Sonuçlar laboratuvar uzmanları tarafından uygun bulunmadığı takdirde, uygun sonuçlar alınıncaya kadar kalibrasyon, kontrol çalışılması ve test tekrarı yapılacaktır. Testlerin tüketimi klinisyenlerin istemine göre öngörülenden farklı olabilir. Bu sebeple ihale toplam bedeli ve toplam puanı değişmemek kaydı ile testler ve hastaneler arasında değişim yapılacaktır.” düzenlemesi yer almaktadır.
Yapılan incelemede başvuruya konu ihalenin “24 Aylık İdrar Laboratuvar Hizmet Alımı” olduğu, kısmi teklife kapalı ihaleye 4 istekli tarafından teklif verildiği, idare tarafından EKAP üzerinden yapılan tebligat ile ekonomik açıdan en avantajlı teklif olan …………… Paz. ve Med. Elektr. Ltd. Şti ve ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif olan ……………Tıbbi Malz. San. ve Tic. Ltd. Şti.den aşırı düşük teklif açıklamalarının ve beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulmasının istenildiği, alınan 06.06.2024 tarihli ihale komisyonu kararı ve başvuru sahibinin yaptığı şikayet başvurusu üzerine alınan 26.06.2024 tarihli düzeltici ihale komisyonu kararında ihalenin ………….Ticaret Paz. ve Med. Elektr. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı, ………….. Tıbbi Malz. San.ve Tic. Ltd. Şti.nin ise ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlendiği görülmüştür.
İdare tarafından 29.05.2024 tarihinde EKAP üzerinden tebliğ edilen aşırı düşük teklif sorgulama yazısında “…taahhüt etmiş olduğunuz; Teklif bileşenleriniz ile ilgili Testlerde kullanılacak Cihaz Maliyeti, Kit Maliyeti, Sarf Maliyeti, Taşıma Maliyeti, Bakım-Onarım Maliyeti ve diğer maliyet bileşenlerini ayrıntılı tablo olarak Kamu İhale Genel Tebliği 79.2. maddesine uygun olarak yapılacak açıklamanızın ve İdari şartnamenin 7.1.ğ. maddesinde istenen İhale tarihi itibari ile 29.04.2024 tarihi mesai bitimine kadar (saat: 17.00) müdürlüğümüze teslim edilmesi” ifadelerine yer verildiği görülmüştür.
Başvuru sahibinin iddiaları çerçevesinde …………..Ticaret Paz. ve Med. Elektr. Ltd. Şti. tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklaması incelendiğinde, açıklamalar kapsamında üst yazı, …………. Tıbbı Ürünler Paz. San. ve Tic. Ltd. Şti.nden alınmış fiyat teklifi ve eki Ek-O6 Satış Tutarı Tespit Tutanağı ile mali müşavir faaliyet belgesi ve imza sirkülerinin sunulduğu görülmüştür.
Sunulan fiyat teklifinde “tam otomatik idrar sediment testi miktarı 360.000”, “teklif edilen birim fiyatı 8,200 TL” olmak üzere toplam 2.952.000,00 TL, “strip okuyucu testi miktarı 112.000 test”, “teklif edilen birim fiyatı 2,460 TL” olmak üzere toplam 276.750,00 TL olarak belirtildiği, söz konusu fiyat teklifi ve tutanağın Tebliğ’in 79’uncu maddesine uygun şekilde düzenlendiği görülmüş dolayısıyla başvuru sahibinin bu yöndeki iddiası yerinde bulunmamıştır. Ancak sunulan fiyat teklifinde açıklama istenilen giderler kapsamında olan sarf malzemelerinin dahil olduğunun belirtildiği, söz konusu gider kaleminin maliyetine ilişkin Tebliğ’in 79’uncu maddesi kapsamında maliyetinin ayrı bir kalem olarak açıklanmadığı ve belgelendirme yapılmadığı tespit edilmiştir Ayrıca açıklamalar kapsamında yer alan üst yazıda, açıklanması istenilen maliyet bileşenlerinden olan “periyodik bakım ve arıza hizmet giderinin 300.000,00 TL”, “malzeme nakliye ve sevkiyat giderinin toplam 200.000,00 TL” olarak belirtildiği ancak açıklamalar kapsamında bu giderlere ilişkin Tebliğ’in 79’uncu maddesi kapsamında belgelendirmenin yapılmadığı anlaşılmış ve bu nedenlerle açıklamaların mevzuata uygun olmadığı sonucuna varılmıştır.
Başvuru sahibinin iddiaları çerçevesinde ……………Tıbbi Malz. San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklaması incelendiğinde açıklamalar kapsamında sunulan aşırı düşük teklif açıklama tablosunda kit maliyeti, sarf maliyeti, cihaz maliyeti ve bakım onarım maliyetinin toplam 3.500.000,00 TL olarak belirtildiği, toplam maliyeti üzerinden açıklama yapıldığı ve buna ilişkin olarak “Kamu İhale Genel Tebliğinin 79.2.2.7.maddesi gereği kit, sarf, cihaz, taşıma, bakım onarım maliyetlerine ilişkin açıklama bir önceki geçici vergi beyanname döneminde 4734 sayılı Kanun kapsamındaki idarelere birebir aynı hizmete ilişkin kesilen faturalar ile yapılmıştır.” açıklamasının yapıldığı, ancak açıklamalar kapsamında söz konusu fatura örneklerinin yer almadığı, bu nedenle her bir gider kalemi için Tebliğ’in 79’uncu maddesine uygun olarak ayrı ayrı açıklama yapılmadığı ve maliyetlerin tevsik edilmediği anlaşılmıştır.
Dolayısıyla ihale üzerinde bırakılan ………. Paz. ve Med. Elektr. Ltd. Şti.ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi ………. Tıbbi Malz. San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamalarının mevzuata uygun olmadığı belirlenmiştir.
