Aynı Kanun’un 24’üncü maddesinin birinci fıkrasının (e) bendinde ihaleye katılabilme şartları ve istenilen belgelerin neler olduğunun ihale ilanında belirtilmesinin zorunlu olduğu hükme bağlanmış; anılan Kanun’un 27’nci maddesinin ikinci fıkrasının (e) bendinde de, isteklilerde aranılan şartlar, belgeler ve yeterlik kriterlerinin idari şartnamede belirtilmesi zorunlu tutulmuştur.
Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Yeterliğin belirlenmesinde uyulacak ilkeler” başlıklı 28’inci maddesinde “(1) Ekonomik ve mali yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliğin saptanması amacıyla öngörülecek değerlendirme kriterleri ve istenecek belgeler, rekabeti engelleyecek şekilde belirlenemez.
(2) Yeterlik değerlendirmesi için istenecek belgelerin ve yeterlik değerlendirmesinde aranılacak kriterlerin, ihale veya ön yeterlik ilanı ile idari şartnamede veya ön yeterlik şartnamesinde ya da davet yazısında belirtilmesi zorunludur…” hükmü,
Anılan Yönetmelik’in “Elektronik İhale” başlıklı 59/A maddesinde “(1) İhaleler, e teklif alınmak suretiyle bu maddeye uygun olarak yapılabilir…
(3) Bu ihalelerde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin ekinde bulunan “Yeterlik Bilgileri Tablosu Sunulan ve Tekliflerin Elektronik Ortamda Alındığı İhalelerde Uygulanacak Tip İdari Şartname” ve ilgili yönetmelikler ekinde bulunan diğer standart formlar kullanılır ve EKAP üzerinden gönderilmeyen teklifler kabul edilmez.
…
(5) e-teklifler EKAP üzerinden, yalnızca teklif mektubu ve ekleri doldurularak hazırlanır ve e-imza ile imzalanarak ihale tarih ve saatine kadar gönderilir. Ortak girişimlerde e-teklifin ortakların tamamı tarafından e-imza ile imzalanması zorunludur. Kısmi teklife açık ihalelerde teklif mektubu eklerinin her bir kısım için ortak girişimlerin katıldığı ihalelerde ise yeterlik bilgileri tablosunun her bir ortak tarafından ayrı ayrı doldurulması gerekmektedir.
(6) Geçici teminat mektupları Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21 inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınır ve mektuba ilişkin ayırt edici numara yeterlik bilgileri tablosunun ilgili bölümünde belirtilir. Bu maddeye uygun olarak alınmayan geçici teminat mektupları geçerli kabul edilmez. Geçici teminat mektubu dışındaki teminatların saymanlık ya da muhasebe müdürlüklerine yatırıldığına ilişkin bilgiler de aynı şekilde yeterlik bilgileri tablosunun ilgili bölümünde belirtilir.
(9) İhale dokümanında belirtilen geçici teminat mektubu, katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin değerlendirme, istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerden; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler; belirtilen yöntemle temin veya teyit edilemeyenler için ise yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılır. Bu değerlendirme sonucunda ihalede öngörülen şartları sağlamadığı anlaşılan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.
(10) İhale komisyonu tarafından 59’uncu madde kapsamında seçilen yönteme bağlı olarak ekonomik açıdan en avantajlı teklifin tespitinde aşağıdaki esaslar dikkate alınır:
…
b) Aşırı düşük teklif açıklamasının isteneceği ihalelerde, teklif fiyatı sınır değerin altında olan tüm isteklilerden; aşırı düşük teklif açıklamaları ile birlikte yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları istenir. Yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeleri tevsik edici belgeleri veya aşırı düşük teklif açıklamasını sunmayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. Sunulan bilgi ve belgeler ile aşırı düşük teklif açıklamaları çerçevesinde;
1) Yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlamadığı anlaşılan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır.
2) Yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağladığı anlaşılan isteklilerin aşırı düşük teklif açıklamaları incelenir ve açıklamaları uygun görülmeyenlerin teklifleri reddedilir.
…
c) Yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlara ilişkin sunulan tevsik edici belgelerin, belgenin geçerliğine ilişkin taşıması zorunlu tüm asli unsurları sağlaması kaydıyla, belgelerde bulunan bilgi eksiklikleri Kanunun 37’nci maddesi kapsamında tamamlatılabilir. Ancak asli unsurlarda eksiklik bulunması durumunda, bu belgeler sunulmamış kabul edilir. (a) ve (b) bentlerinde belirtilen işlemlere, ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilinceye kadar devam edilir.
(11) İstekliler tarafından beyan edilen bilgiler ile sorgulama sonucu edinilen bilgiler, bu bilgileri tevsik etmek amacıyla sunulan belgeler ya da geçici teminat mektubu arasında farklılık bulunması durumunda; ihalede öngörülen şartların sağlanması kaydıyla tekliflerin geçerliliği etkilenmez.” hükmü,
Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin “e-tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 24’üncü maddesinde “(1) e-tekliflerin açılması ve ilk oturumun kapatılmasından sonra, ihale komisyonu belirleyeceği bir tarih ve saatte toplanır ve EKAP üzerinde tekliflerin değerlendirmesine başlanır. Teklif değerlendirme işlemleri birden fazla oturumda yapılabilir. Ancak bu durumda her oturum kapatılmadan önce bilgiler EKAP’a kaydedilir.
(2) Teklif değerlendirmesinde öncelikle ilk oturumda 23’üncü madde uyarınca e teklifinin açılamadığı veya belgelerinin eksik olduğu ya da geçici teminatının uygun olmadığı tespit edilenlerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve buna ilişkin kayıt yapılır.
(3) İhale dokümanında belirtilen katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile ilgili değerlendirme, e-teklif kapsamında yüklü olan belgelerin ve EKAP üzerinden ilgili kurum ve kuruluşların sistemlerinden sorgulama suretiyle elde edilen bilgilerin değerlendirilmesi suretiyle yapılır.
(4) Yeterlik kriterlerinin istekliler tarafından karşılanıp karşılanmadığına ilişkin değerlendirme ihale dokümanında yer alan hükümler çerçevesinde yapılır. Yeterlik kriterlerini karşılamayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve bu husus gerekçesi de açıkça belirtilmek suretiyle EKAP’a kaydedilir.
(5) EKAP üzerinden sorgulanmasının mümkün olmaması nedeniyle bilgisayarda taratılarak sunulması gereken belgeler ve eklerinden herhangi birinin e-teklif kapsamında sunulmamış olması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılamaz ve bu isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. Ancak, bilgisayarda taratılarak e-teklif kapsamında sunulan belgelerde, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, bilgi eksikliği bulunması halinde idare tarafından bilgilerin tamamlanması istenir. Bu çerçevede, bilgi eksikliklerinin tamamlanması için iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Bu süre içerisinde istekli tarafından eksik bilgilere ilişkin belgeler idareye sunulur. Belirlenen sürede eksik bilgileri tamamlamayanların teklifleri dördüncü fıkrada belirtildiği şekilde değerlendirme dışı bırakılır.
(6) Teklif değerlendirme işlemleri sonrasında, EKAP üzerinden Ek-1’de yer alan “Uygun Olmayan Belgelerin Uygun Sayılmama Gerekçelerine İlişkin Tutanak” hazırlanır ve bir çıktısı alınarak ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanır.” Hükmü bulunmaktadır.
Konu ile ilgili Laboratuvar Hizmet Alımları İle İlgili Güncel Kamu İhale Kurulu Kararına Göre; …………………. İl Sağlık Müdürlüğü tarafından yayımlanan laboratuvar hizmet alım ihalesinin İdari Şartname’sinin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin bilgileri e-teklifleri kapsamında beyan etmeleri gerekmektedir.
…
7.5.4. İsteklinin teklifi kapsamında sunması ve/veya sağlaması gerektiği bu şartnamenin 7’nci maddesi dışındaki maddeleri ile teknik şartnamede belirtilen aşağıdaki belgeler ve/veya yeterlik kriterleri:
| Belge Adı | İhale/Kısım/Kısımlar | Açıklama | Ortak Girişimlerde |
| Teklif edilen kit ve cihazın marka, model, yaş ve menşei hakkında belge | Tüm Kısımlar için | İstekli firmalarca teklif edilen kit ve cihaza ilişkin olarak marka, model, yaş ve menşeini bilgilerini yeterlilik bilgileri tablosunda beyan edilecektir | Tüm ortakların sunması gerekmektedir |
Söz konusu İhalenin Yeterlik kriterler ile ilgili 7.5.4. maddesinden de anlaşılacağı gibi ihale makamı idare “Teklif edilen kit ve cihazın marka, model, yaş ve menşei hakkında belgeleri” yeterlik kriteri olarak belirlemiştir.
Anılan ihale için Kamu İhale Kurumuna itirazen Şikayet başvurusunda bulunan bir istekli tarafından ise ihaleye teklif veren isteklilerce teklif edilen kite ve cihaza ilişkin olarak marka, model, yaş ve menşei bilgilerinin yeterlilik bilgileri tablosunda beyan etmeleri gerektiği ancak isteklilerin cihazlar ile birlikte teklif edilen kitlerin marka, model, yaş ve menşei bilgilerini yeterlilik bilgileri tablosunda beyan etmedikleri, kit ve cihazın marka, model, yaş ve menşei hakkında belgelerinden sadece cihazın yaş belgesinin sunulmuş olduğu, kitin yaşı, markası, modeli ve menşei hakkındaki bilgilerin beyan edilmediği iddia edilmiştir.
Kamu İhale Kurumu tarafından yapılan inceleme neticesi söz konusu ihalenin İdari Şartnamesini “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 31’inci maddesinde “…31.3. İhale dokümanında belirtilen geçici teminat mektubu, katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ve istenilmişse teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin değerlendirme, istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerden; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için, sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler; belirtilen yöntemle temin veya teyit edilemeyenler için ise beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılır. Yeterlik sertifikası üzerinden yeterlik tespiti yapılan ihalelerde ise, ihale dokümanında belirtilen katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin değerlendirme, yeterlik sertifikası kapsamındaki geçerlik süresi dolan belgeler dahil yeterlik sertifikası üzerindeki bilgiler; yeterlik sertifikası üzerinden değerlendirme yapılamayan her belge veya kriter için ise yeterlik bilgileri tablosunda istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgeler esas alınarak yapılır…” düzenlemesi yer almaktadır.
Yukarıda aktarılan mevzuat hükümlerinden, e-teklif alınmak suretiyle gerçekleştirilen ihalelerde, ihale dokümanında belirtilen geçici teminat mektubu, katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin değerlendirme, istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerden; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler; belirtilen yöntemle temin veya teyit edilemeyenler için ise yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılacağı, bu değerlendirme sonucunda ihalede öngörülen şartları sağlamadığı anlaşılan e tekliflerin değerlendirme dışı bırakılacağı, ayrıca isteklilerin yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlara ilişkin tevsik edici belgeleri, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunmaları için makul bir süre verileceği, beyan edilen bilgi ve belgeleri tevsik edici belgeleri sunmayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatlarının gelir kaydedileceği, sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlayamayan isteklilerin tekliflerinin ise değerlendirme dışı bırakılacağı hükme bağlanmıştır.
Bahse konu mevzuat hükümlerinden, idare tarafından ihale konusu işin niteliğine göre mevzuatta belirtilen bilgi veya belgelerden hangilerinin yeterlik değerlendirmesinde kullanılacağının, ihale dokümanında ve ihale ilânında belirtileceği, ayrıca yeterlik değerlendirmesi için istenen belgelerin ve yeterlik değerlendirilmesinde aranılacak kriterlerin ihale ilanı ve İdari Şartname’de belirtilmesinin zorunlu olduğu anlaşılmaktadır.
İtirazen şikayete konu edilen istekliler tarafından İdari Şartname’de yer alan yeterlik kriterleri çerçevesinde ilgili kısımların yeterlik bilgileri tablosunda beyan edildiği, idare tarafından isteklilere EKAP üzerinden gönderilen 10.12.2024 tarihli “Beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması ve/veya numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerinin verilmesi/kurulumların yapılması/aşırı düşük teklif açıklamalarının sunulması” konulu yazıyla başvuru konusu ihalede tekliflerin değerlendirilmesi sürecine geçilmiş olduğu, beyan edilen ve EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayan bilgi ve belgeleri tevsik eden belgelerin ekleriyle birlikte İdari Şartname’nin 7.9’uncu maddesine uygun olarak, 13.12.2024 tarihine kadar idareye sunulmasının istenildiği görülmüştür.
Bu kapsamda idarece 10.12.2024 tarihli “Beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması ve/veya numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerinin verilmesi/kurulumların yapılması/aşırı düşük teklif açıklamalarının sunulması” konulu yazıyla isteklilerden yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen “Tıbbi Cihaz Satış Merkezi Yetki Belgesi”, “Teklif edilen kit ve cihaza ait marka/model/yaş vb. bilgilere ait belge”, “Teklif edilen cihaz/ürünlere ait katalog”, “Teklif edilen kısımlarda cihaz/ürün teknik şartnameye cevap belgesi”, “Teklif edilen kısımlarda kit prospektüsleri – kullanım kılavuzları-bakım programları” “Teklif edilen ilgili kısım için firma/bayilik”, “Teklif edilen cihaz/ürünlere ait ÜTS çıktıları” ve “Teklif edilen ilgili kısımların teknik şartnamelerinde sunulması gereken belgeler”i tevsik eden belgelerin sunulmasının istenildiği istekliler tarafından belgelerinin asıllarının idareye sunulduğu, ihale işlem dosyası kapsamında ise söz konusu belgelerin “aslı idarece görülmüştür” ibaresini taşıyan hallerinin ihale işlem dosyası kapsamında gönderildiği tespit edilmiştir.
İtirazen şikayete konu edilen istekliler tarafından yeterlik bilgileri tablosunda yer alan bölümlerin doldurulduğu ve gerekli bilgilerin EKAP’a yüklendiği tespit edilmiştir.
Başvuru sahibinin iddiaları çerçevesinde, İdari Şartname’nin 7.5.4’üncü maddesinde istenilen yeterlik kriterine ilişkin yapılan inceleme kapsamında;
………. Medikal Sağlık İnşaat Turizm Nakliyat Kömürcülük Ticaret Limited Şirketi tarafından yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeler kapsamında “Teklif edilen kit ve cihazın marka, model, yaş ve menşei hakkında belge” şeklinde belirlenen yeterlik kriterlerine ilişkin yeterlik bilgileri tablosunda cihazların marka, model, yaş ve menşei bilgileri ile kitlerin marka, model ve menşei bilgilerinin yer aldığı ve fakat başvuru sahibi tarafından iddia konusu edilen kitlerin yaş bilgisinin yer almadığı,
……….. Tıbbi Ürünler ve Veteriner Zirai Malzeme Pazarlama Sanayi Ticaret Limited Şirketi tarafından yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeler kapsamında “Teklif edilen kit ve cihazın marka, model, yaş ve menşei hakkında belge” şeklinde belirlenen yeterlik kriterlerine ilişkin yeterlik bilgileri tablosunda cihazların marka, model, yaş ve menşei bilgileri ile kitlerin marka, model, yaş ve menşei bilgilerinin yer aldığı,
………. Tıbbi Malz. San.ve Tic. Ltd. Şti. tarafından yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeler kapsamında “Teklif edilen kit ve cihazın marka, model, yaş ve menşei hakkında belge” şeklinde belirlenen yeterlik kriterlerine ilişkin yeterlik bilgileri tablosunda cihazların marka, model, yaş ve menşei bilgileri ile kitlerin marka, model, yaş ve menşei bilgilerinin yer aldığı görülmüştür.
İdari Şartname’nin 7’nci maddesinde isteklilerin ihaleye katılabilmeleri için anılan maddede sayılan belgeleri ve yeterlik kriterlerine ilişkin bilgileri e-teklifleri kapsamında beyan etmeleri gerektiği, bu kapsamda sunulması gereken bilgi ve belgelere yönelik düzenlemelere yer verildiği, bu çerçevede İdari Şartname’nin 7.5.4’üncü maddesinde isteklilerin yeterlik bilgileri tablosunda cihazlar dışında kitlerin de marka, model, yaş ve menşei bilgilerinin beyan edilmesi gerektiğinin yeterlik kriteri olarak düzenlendiği, söz konusu ihale dokümanı düzenlemelerine karşı süresi içerisinde herhangi bir itirazen şikâyet başvurusunun yapılmadığı ve ihale dokümanının mevcut haliyle kesinleştiği, istekliler tarafından da kesinleşmiş ihale dokümanı düzenlemelerine göre teklif verilmesi, teklif değerlendirmelerinin de ihale dokümanı düzenlemelerine göre yapılması gerektiği, bu kapsamda ihale üzerinde bırakılan istekli (……….. Medikal Sağlık İnşaat Turizm Nakliyat Kömürcülük Ticaret Limited Şirketi) tarafından yeterlik bilgileri tablosunda cihazların marka, model, yaş ve menşei bilgileri ile kitlerin marka, model ve menşei bilgilerinin yer aldığı ve fakat başvuru sahibi tarafından iddia konusu edilen kitlerin yaş bilgisinin yer almadığı anlaşıldığından başvuru sahibinin söz konusu iddiasının yerinde olduğu sonucuna ulaşılmıştır.
Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden ihale üzerinde bırakılan ……….. Medikal Sağlık İnş. Turizm Nakliyat Kömürcülük Tic. Ltd. Şti.nin tekliflinin değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
