(2) Numunelerin sunulması ve bunların değerlendirilmesine yönelik yapılan düzenlemelerde aşağıdaki hükümler esas alınır:
a) İdare tarafından hangi kalem/kalemler için ve kaç adet numune isteneceği, numunenin hangi aşamada ve kimler tarafından sunulacağı, numunelerin değerlendirilmesinde hangi yöntemin kullanılacağı ile diğer hususlara, ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede yer verilir. Son başvuru tarihi/ihale tarihi ve saatinden önce numunelerin idareye sunulacağına ya da bu tarih ve saatten önce numune değerlendirmesi yapılarak sadece numunesi uygun görülenlerin başvuruda bulunabileceğine veya teklif sunabileceğine ilişkin düzenleme yapılamaz.
b) Numune sunulması istenen kalem/kalemler için uygun sayı ve nitelikte numune alınması idarenin sorumluluğundadır. Malın niteliğinin birden fazla numune değerlendirmesi yapmaya uygun olup olmadığı ile malın kullanım ömrü dikkate alınarak en az bir adet numunenin idarede muhafaza edilmesi gerekir. Kurul ya da yargı kararları üzerine yeniden değerlendirme, muhafaza edilen numune üzerinden yapılır.
c) Numune değerlendirmesi, ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede düzenlenen aşağıdaki yöntemlerden biri vasıtasıyla yapılır:
1) İhale komisyonu, numuneyi doğrudan inceleyerek, üyelerinin tamamı tarafından düzenlenen numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde değerlendirme yaparak karar verebilir.
2) İhale komisyonu, uzman üyelerinin tamamı tarafından düzenlenen numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde değerlendirme yaparak karar verebilir.
3) İhale komisyonu, uzman üyelerinin tamamı ile alıma konu malı/malları kullanacak personel arasından görevlendirilen kişi veya kişilerin tamamı tarafından düzenlenen numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde değerlendirme yaparak karar verebilir.
ç) Ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede istenen sayıda ve nitelikte numune, şartnamede yapılan düzenlemeler çerçevesinde idareye teslim edilir. Teslim edilen numunenin üzerinde; ihale bilgileri, numune sunulan kalem bilgileri ve aday veya istekli bilgilerine yer verilir. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınır ve talep edilmesi halinde tutanağın bir sureti aday veya istekliye verilir.
d) İdare tarafından gerekli görülen hallerde, numune değerlendirmesinin yapılacağı yer, tarih ve saat bilgisi aday veya isteklilere bildirilir. Numune değerlendirmesinde numunenin fiziksel nitelikleri ile teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygun olup olmadığı kontrol edilir. Yapılan inceleme sonucunda düzenlenen numune inceleme raporunda/tutanağında numunenin uygunluk durumu belirtilir ve uygun bulunmaması durumunda buna ilişkin gerekçelere yer verilir. Numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde numunelere yönelik nihai değerlendirme ihale komisyonu tarafından yapılır ve bu değerlendirmelere ihale komisyonu kararında yer verilir.
(3) Demonstrasyon işlemine yönelik yapılan düzenleme ve değerlendirmelerde ikinci fıkradaki hükümler esas alınır
(4) İş ortaklıklarında ortaklardan biri, birkaçı veya tamamı tarafından ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede yapılan düzenlemeler çerçevesinde, teklif edilen mala ilişkin olarak numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf sunulabilir ve/veya demonstrasyon yapılabilir. Konsorsiyumların katılabileceği ihalelerde, işin uzmanlık gerektiren kısımları göz önünde bulundurularak numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf sunulması ve/veya demonstrasyon işlemine yönelik düzenleme her bir kısım için ayrı ayrı yapılır. Konsorsiyum ortaklarından her biri, başvuruda bulunduğu veya teklif verdiği kısım için istenen yeterlik kriterini sağlamak zorundadır.” hükmü,
Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tekliflerin alınması ve değerlendirilmesi” başlıklı 16’ncı maddesinde “…16.9. Katalog, kılavuz, çizim, fotoğraf vb. belgeler ve/veya numune istenen ihalelerde, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında bu belgelerden ve/veya numune üzerinden teknik şartnameye uygunluk değerlendirmesi yapılır. Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında anılan belgeler ve/veya numune üzerinden teknik değerlendirme yapılmasının öngörülmemesi halinde ise bu durumun ihale dokümanında belirtilmesi koşuluyla istenen belgelerin ve/veya numunenin sadece teklif ekinde sunulup sunulmadığına bakılır…” açıklaması bulunmaktadır.
Laboratuvar Hizmet Alım İhalelerinde Demonstrasyon İşlemleri İle İlgili Güncel Kamu İhale Kurulu Kararına Göre;
……… Üniversitesi Eğitim Araştırma Hastanesi tarafından 05.11.2024 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Puana Dayalı Sonuç Karşılığı Jel (Otomatik) Santrifügasyon Mikrotiplendirme Yöntemiyle İmmünohematoloji Testleri Hizmet Alım” ihalesine ilişkin olarak ………. Hizm. Tic. Ltd. Şti.nin 08.01.2025 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 17.01.2025 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 30.01.2025 tarih ve 177173 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 30.01.2025 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.
İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihalede gerçekleştirilen demonstrasyon işlemi neticesinde, teklif ettikleri cihazın Teknik Şartname’nin “Kitler ile birlikte kullanılacak olan otomatik ve manuel sistem özellikleri” başlıklı “I” maddesinde “I.1.Cihaz, otomatik ön hazırlama, pipetleme ünitesi, inkübatör, santrifüj ve okuyucudan oluşmuş tek parça tezgâh üstü bir sistem olacaktır. … I.1-e Cihaza acil numuneler, cihaz durdurulmadan yüklenebilmelidir. Cihaza yüklenen acil numune/numuneler pipetlemeyi bekleyen diğer testlerden önce işleme alınabilmelidir. … I.3. Cihaza yüklenen numune, Jel/ kolon kart, reaktif, barkodlar cihaz içeresinde bulunan kameralar tarafından veya manuel barkod okuyucu tarafından tanımlanabilmelidir. … I.5.Cihaz jel/ kolon kartlarının doğruluğunu saptamalı ve gerekirse kullanıcıyı uyarmalıdır…” düzenlemelerine uygun olmadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, anılan kararın yerinde olmadığı,
Teklif ettikleri sistem ve kitlerin Teknik Şartname bakımından herhangi bir uyumsuzluğunun bulunmadığı, ihale komisyonundan hiçbir üyenin demonstrasyon aşamasında bulunmadığı, teklif ettikleri cihazın Teknik Şartname maddeleri ile karşılaştırılmadığı gibi demonstrasyon sonucunda da demonstrasyon tutanağının yetkililerinin de katılımıyla düzenlenmediği, bütün demonstrasyon sorumluluğunun ihale komisyonunda da yer almayan laboratuvar teknikerine bırakıldığı, tekniker tarafından cihaza çalışma esnasında müdahale edilip, olmayan bir eksiklik varmış gibi gösterilmeye çalışıldığı, bu durumun demonstrasyon aşamasında idareye de bildirildiği, ancak gerekli denetim ve önlemin alınmadığı, demo aşamasında bulunan ilgili laboratuvar teknikerinin uzun zamandır çalıştıkları cihazı değiştirmek istememesi ve teklif ettikleri cihazı şartname maddelerine göre değil de uzun süredir kullanmakta oldukları cihaza göre karşılaştırmalarının, hayatın olağan akışına aykırı olduğu ve gerçeklerle bağdaşmadığı, yapılan bu yanlışlıklar neticesinde ihalenin fiyat avantajı olarak 3. sırada bulunan istekliye verilmesinin kamunun 3.698.563,21 TL zarara uğramasına sebep olacağı, teklif ettikleri cihazın da diğer istekli cihazından farklı ve üstün özelliklerinin bulunduğu, tüm bu gerçekler ile tekliflerinin değerlendirmeye alınması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.
Yapılan incelemede, İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “… 7.7. Numune ve demonstrasyon değerlendirmesi: 7.7.1. Bu madde boş bırakılmıştır. 7.7.2. İhale komisyonunca gerekli görülürse teklif edilen cihazlar ve ürünlerle ilgili olarak demonstrasyon istenebilir. İhale komisyonunca isteklilerden demonstrasyon istenmesi halinde her türlü masraf ve sorumluluk istekliye ait olmakla beraber tebliğ tarihinden itibaren en geç 10 takvim günü içerisinde komisyonun belirlediği yerde sunacaklardır.
Demonstrasyon esnasında teklif edilen cihaz ve ürünler, teknik şartnamede belirtilen tüm özellik, fonksiyon ve şartları birebir karşılamalıdır. Ayrıca ihale komisyonu demonstrasyonda tereddüde düştüğü durumlarda uygun gördüğü ilgili kurum veya kuruluşlara her türlü masraf istekli tarafından karşılanmak üzere gerekli incelemeleri yaptırır. Demonstrasyon işlemi sonucunda cihazların/ürünlerin şartname hükümlerine uygun bulunmaması halinde isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılır…” düzenlemesi,
Teknik Şartname’nin “Kitler ile birlikte kullanılacak olan otomatik ve manuel sistem özellikleri” başlıklı “I” maddesinde “I.1.Cihaz, otomatik ön hazırlama, pipetleme ünitesi, inkübatör, santrifüj ve okuyucudan oluşmuş tek parça tezgâh üstü bir sistem olacaktır.
……..
e) Cihaza acil numuneler, cihaz durdurulmadan yüklenebilmelidir. Cihaza yüklenen acil numune/numuneler pipetlemeyi bekleyen diğer testlerden önce işleme alınabilmelidir.
…
I.3. Cihaza yüklenen numune, Jel/ kolon kart, reaktif, barkodlar cihaz içeresinde bulunan kameralar tarafından veya manuel barkod okuyucu tarafından tanımlanabilmelidir.
…
I.5. Cihaz jel/kolon kartlarının doğruluğunu saptamalı ve gerekirse kullanıcıyı uyarmalıdır…” düzenlemesi yer almaktadır.
İhale işlem dosyası incelendiğinde, ihale konusu işin adının “Puana Dayalı Sonuç Karşılığı Jel (Otomatik) Santrifügasyon Mikrotiplendirme Yöntemiyle İmmünohematoloji Testleri Hizmet Alımı” olduğu, 05.11.2024 tarihinde e-teklif alınarak gerçekleştirilen ihalede 7 adet ihale dokümanın indirildiği, 4 istekli tarafından teklif sunulduğu, ihale komisyonunca gerçekleştirilen değerlendirmeler neticesinde ……… Medikal Anonim Şirketinin teklif bedelinin yaklaşık maliyetin üzerinde olduğu gerekçesiyle, …………Medikal Bilişim ve Dan. Hizm. Tic. Ltd. Şti. ile ………. Sağlık Anonim Şirketi’nin tekliflerinin ise demonstrasyon aşamasında sundukları cihazların Teknik Şartname düzenlemelerine uygun olmadığının tespit edilmesi üzerine değerlendirme dışı bırakıldığı ihalede ………. Medikal ve Sağlık Hizmetleri İnşaat Turizm Ticaret Limited Şirketi’nin ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlendiği anlaşılmıştır. İhale işlem dosyasında yer alan bilgi ve belgeler incelendiğinde, 05.11.2024 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen “Beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması ve/veya numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerinin verilmesi/kurulumların yapılması/aşırı düşük teklif açıklamalarının sunulması” konulu yazı ile ………. Medikal Bilişim ve Dan. Hizm. Tic. Ltd. Şti.nin teklif ettiği cihazın 13.11.2024 tarihine kadar demonstrasyon işlemi için İdarede hazır bulundurulmasının talep edildiği görülmüştür.
22.11.2024 tarihinde Doç. Dr. K. Ş. (ihale komisyonu üyesi) ve Teknisyen İ. Ş. (ihale komisyonu üyesi değil) tarafından düzenlenen “Demo Tutanağı” başlıklı belgede “Hastanemizin ihtiyaçlarına istinaden yapılan ………. İhale Kayıt Numaralı PUANA DAYALI SONUÇ KARŞILIĞI JEL (OTOMATİK) SANTRİFÜGASYON MİKROTİPLENDİRME YÖNTEMİYLE İMMÜNOHEMATOLOJİ CİHAZI TESTLERİ HİZMET ALIMI işinde en avantajlı firma olan ………. Medikal Limited Şirketi tarafından teklif edilmiş olan BT-70 MEDCAPTAİN, RED CELL cihaz ve ürünler için hastanemizde; teknik şartnamede belirtilen tüm özellik, fonksiyon ve şartları birebir karşılayıp karşılamadığı ile ilgili olarak demo işlemi yapılmış, Demo çalışmamız 18.11.2024 tarihinde tamamlanmıştır.
SONUÇ: Teknik Şartname; I Kitler ile birlikte kullanılacak olan otomatik ve manuel sistem özellikleri: 1.1. Cihaz, otomatik ön hazırlama, pipetleme ünitesi, inkübatör, santrifüj ve okuyucudan oluşmuş tek parça tezgah üstü bir sistem olacaktır. *Cihaz tezgah üstü tek parça halinde değildir. I 1-e: Cihaza acil numuneler, cihaz durdurulmadan yüklenebilmelidir. Cihaza yüklenen acil numune/numuneler pipetlemeyi bekleyen diğer testlerden önce işleme alınabilmelidir. * Acil numuneler cihaz durdurulmadan yüklenmesine rağmen cihaza yüklenen acil numune/numuneler pipetlemeyi bekleyen diğer testlerden önce işleme alınmamakta, cihazda önceden pipetleme alanına yüklenmiş kartların işiemi bitip alan boşaltıldığında çalışabilmektedir. 1.3.Cihaza yüklenen numune, Jel/kolon kart, reaktif, barkodlar cihaz içeresinde bulunan kameralar tarafından veya manuel barkod okuyucu tarafından tanımlanabilmelidir.
1.5.Cihaz jel/kolon kartlarının doğruluğunu saptamalı ve gerekirse kullanıcıyı uyarmalıdır. *Kullanılan kartların kart barkodu/seri nosu olmadığı için çalışılan kartlarla hasta barkodu eşleştirilemiyor. Cihaz kartları kendi koyduğu sıraya göre hasta barkoduyla eşleştirme yapabiliyor. Herhangi bir duraksamada aradan hasta kartı eksildiğinde veya kartlar karıştığında çalışılan kartların hangi hastaya ait olduğu saptanamıyor.
İlgili firmanın cihazı ile ilgili uygunsuzluklar yukarıda belirtilmiştir.” bilgilerine yer verilmiş olup ……….. Medikal Bilişim ve Dan. Hizm. Tic. Ltd. Şti. tarafından teklif edilen cihazın Teknik Şartname düzenlemelerine uygun olmadığı gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmıştır. İtirazen şikayete konu ihalenin “Puana Dayalı Sonuç Karşılığı Jel (Otomatik) Santrifügasyon Mikrotiplendirme Yöntemiyle İmmünohematoloji Testleri Hizmet Alımı” ihalesi olduğu ve ihaleye ait İdari Şartname’nin 7’nci maddesinde, ihale komisyonunca gerekli görülmesi halinde teklif edilen cihazlar ve ürünlerle ilgili olarak demonstrasyon istenebileceğine yönelik düzenlemelerin yer aldığı görülmüştür.
Şikayete konu ihalenin hizmet alımı ihalesi olmasına rağmen alıma konu hizmetin niteliği dikkate alınarak ihale sürecinde ihale komisyonlarınca demonstrasyon gerçekleştirilmesine karar verildiğinde, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 43’üncü maddesinde yer verilen hükümlerin dikkate alınarak ihale işlemlerinin gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 43’üncü maddesinde, teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune ve/veya demonstrasyon yaptırılabileceği, numune veya demonstrasyon değerlendirilmesinin ise ihale komisyonu üyelerinin tamamı tarafından, ihale komisyonu uzman üyelerinin tamamı tarafından veya uzman üyelerinin tamamı ile alıma konu malı/malları kullanacak personel arasından görevlendirilen kişi veya kişilerin tamamı tarafından oluşturulan komisyonla yapılabileceği hüküm altına alınmıştır.
Yapılan incelemede “Demo Tutanağı” başlıklı belgenin ihale komisyonunda yer alan 2 uzman üyeden sadece 1 uzman üye ile cihazları kullanacak ihale komisyonunda yer almayan 1 tekniker tarafından 22.11.2024 tarihinde düzenlendiği tespit edilmiş olup idarece gerçekleştirilen demonstrasyon işleminin Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 43’üncü maddesi hükümlerine uygun olarak gerçekleştirilmediği sonucuna ulaşılmıştır.
Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, idarece gerçekleştirilen demonstrasyon işlemlerinin Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 43’üncü maddesi hükümleri dikkate alınarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
