Muhittin Ertuğrul ERTÜRK
Avukat / SADER Hukuk Danışmanı
info@ertugrulerturk.av.tr
TIBBİ CİHAZ SATIŞ, REKLAM VE TANITIM YÖNETMELİĞİ KAPSAMINDA GERÇEKLEŞTİRİLECEK BİLİMSEL TOPLANTI VE EĞİTSEL FAALİYETLERE İLİŞKİN KILAVUZ
15/05/2014 tarihli ve 29001 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Tıbbi Cihaz Satış, Reklam ve Tanıtım Yönetmeliği’nin “Bilimsel ve eğitsel faaliyetler” başlıklı 21 inci maddesi doğrultusunda ( ve bu maddeye dayanılarak ) tıbbi cihaz satış merkezlerinin uygulayacağı usul ve esasların belirlenmesi amacıyla güncel şekilde bilimsel toplantı ve eğitsel faaliyetlere ilişkin kılavuz yayımlanmış ve yürürlüğe girmiştir. Bu vesile ile henüz yayımlanan 24.04.2020 tarihli Kılavuzun yürürlükten kaldırıldığını hatırlatmak isterim. Bahse konu kılavuzun önemli ve yeni değişiklikleri aşağıda özetlenmiştir.
Bilimsel toplantılar ile ilgili kaideler
Tıbbi cihaz satış merkezleri tarafından düzenlenecek/desteklenecek bilimsel toplantılar hakkında yürütülecek faaliyetler ve Kuruma yapılacak bildirimler aşağıda belirtilen esaslar çerçevesinde gerçekleştirilecektir.
- a) Tıbbi cihaz satış merkezleri bilimsel toplantılara katılacak sağlık meslek mensupları ile sağlık kurum ve kuruluşlarının bünyesinde tıbbi cihaz alanında çalışan teknik elemanların kayıt, konaklama ve ulaşım masraflarını, mezkûr Yönetmeliğin 21 inci maddesinde belirtilen koşullarda karşılayabilirler.
- b) Mezkûr Yönetmelik ile bilimsel toplantılara katılım için bir personelin destek alabileceği yıllık toplantı sayısı toplam dört kez olarak belirlenmiştir. Bu dört desteğin sadece iki tanesi, aynı satış merkezi tarafından sağlanabilir ve sadece iki tanesi yurt dışında yapılan toplantılarda kullanılabilir.
- c) Satış merkezlerinin desteğiyle, sağlık meslek mensupları ile sağlık kurum ve kuruluşlarının bünyesinde tıbbi cihaz alanında çalışan teknik elemanların, konuşmacı, panelist, eğitimci, oturum başkanı, bildiri sunan araştırmacı olarak katılım sağladıkları toplantılar için katılım sayısında bir sınırlama uygulanmaz.
ç) Araştırmacı sayısının birden çok olduğu bilimsel çalışmaların, yazılı veya sözlü sunumunun yapılacağı toplantılarda araştırmacılardan yalnızca birisi bildiriyi sunmak üzere desteklenebilir. Yazılı/sözlü poster sunumu/asılması da bildiri sunumu olarak değerlendirilir.
- d) Bakanlık tarafından düzenlenen /desteklenen bilimsel toplantılarda katılımcılar için sayı sınırlaması uygulanmaz.
Eğitsel toplantılar ile ilgili kaideler
Tıbbi cihaz satış merkezleri tarafından düzenlenecek/desteklenecek eğitsel toplantılar hakkında yürütülecek faaliyetler ve Kuruma yapılacak bildirimler aşağıda belirtilen esaslar çerçevesinde gerçekleştirilecektir.
- a) Eğitsel faaliyetler en fazla bir gün sürecek şekilde düzenlenir. Çevre illerde çalışan sağlık meslek mensupları ile sağlık kurum ve kuruluşlarının bünyesinde tıbbi cihaz alanında çalışan teknik elemanlar da düzenlenen eğitsel faaliyete katılım sağlayabilir
- b) Satış merkezleri tarafından düzenlenen/desteklenen eğitsel faaliyetlere katılan katılımcıların kayıt, konaklama ve ulaşım masrafları hiçbir koşulda karşılanamaz.
- c) Eğitsel faaliyet toplantılarına katılım sayısında bir sınırlama uygulanmaz.
ç) Yönetmelik’te belirtilmiş olan tatil beldeleri ve kayak merkezlerinde bilimsel toplantı ve eğitsel faaliyet düzenlenemeyecek/desteklenemeyecek tarih aralıklarında; yalnızca söz konusu bölgelerde aktif olarak görev yapan sağlık meslek mensupları ile sağlık kurum ve kuruluşlarının bünyesinde tıbbi cihaz alanında çalışan teknik elemanların katılım sağlayabileceği eğitsel toplantılar düzenlenebilir.
Web tabanlı toplantılar
Teknik donanım desteğinin yapılmadığı (her türlü cihaz, aparat, yazılım v.b.) ve/veya değer aktarımının yapılmadığı web tabanlı toplantılar için Kuruma bildirim yapılmaz. Bu desteklerin herhangi birinin yapılması halinde toplantı bildirimleri yapılmalıdır. Bilimsel bir konuda sağlık meslek mensupları ile sağlık kurum ve kuruluşlarının bünyesinde tıbbi cihaz alanında çalışan teknik elemanlara bilgi vermek amacı ile Bakanlık, ulusal ve uluslararası uzmanlık dernekleri, sağlık kurum ve kuruluşları, üniversiteler, hekim/diş hekimi/eczacı meslek örgütleri veya tıbbi cihaz satış merkezleri tarafından düzenlenen bir günden fazla süren web tabanlı toplantılar için başvuruda toplantı türü bilimsel toplantı olarak seçilmelidir. Tıbbi cihaz satış merkezlerince düzenlenen/desteklenen tıbbi cihaz tanıtımını da içerebilen eğitim ve bilgi paylaşımı amacıyla gerçekleştirilen ve en fazla bir gün sürecek olan web tabanlı toplantılar için başvuruda toplantı türü eğitsel faaliyet olarak seçilmelidir. Toplantı türü bilimsel toplantı olarak seçilen web tabanlı toplantılarda, toplantılara katılım sayısında sınırlama uygulanır. Toplantı türü eğitsel faaliyet olarak seçilen web tabanlı toplantılarda, toplantılara katılım sayısında bir sınırlama uygulanmaz.
Toplantı öncesi bildirim
Satış merkezleri tarafından Kuruma yapılacak bilimsel toplantı, eğitsel faaliyet, simülasyon eğitimi, kadavra eğitimi ve web tabanlı toplantı öncesi bildirim başvuruları elektronik olarak yapılır. Elektronik başvurular, www.titck.gov.tr web adresindeki “Web Uygulamaları” alanına giriş yapılarak başlatılır ve bu bölümde yer alan “TİTCK Elektronik Başvuru Sistemi” üzerinden, ilgili kullanıcı kılavuzu doğrultusunda, sisteme veri girişi yapılarak gerçekleştirilir. Bildirim başvuruları toplantıdan en az 15 (on beş) gün önce, elektronik olarak tamamlanmalıdır. Elektronik başvuruda; a) Toplantının içeriği (toplantı programı, toplantı duyurusunun yapıldığı web sitesi adresi, toplantının yapılacağı yer ve toplantıyı organize eden dernek/kuruluş bilgileri, organizasyonu üstlenen firma/acente bilgileri vb.), b) Muhtemel katılımcı listesi (katılımcı adı soyadı, T.C. kimlik numarası, sicil numarası, uzmanlık alanı, unvanı, çalıştığı kurum bilgileri, katılımcı/konuşmacı/eğitimci gibi katılımcı statüsü vb.), c) Yapılacak masraf kalemleri (uydu sempozyumu, stand kurulumu, katılımcılara yapılan ödemeler, konuşmacıya yapılacak ödemeler vb.), ç) Diğer etkinliklere dair bilgiler sistemde başvuru ekranına gerekli yerlere eklenir.
Toplantıya katılacak kişilerin konuşmacı veya bildiri sunan araştırmacı olması durumunda, toplantı organizasyonunu gerçekleştiren taraftan alınmış araştırmanın adını da içeren kişi adına düzenlenmiş “Kabul Yazısı (Davet Mektubu)” başvuru evrakına eklenir. Toplantıya konuşmacı, panelist, eğitimci, oturum başkanı, bildiri sunan araştırmacı olarak katılım sağlayacak kişilerin isimleri toplantı programında yer almalıdır. Satış merkezleri tarafından bir bilimsel toplantının/simülasyon eğitiminin/kadavra eğitiminin gerçekleşmesi için dernek/vakıf vb. kuruluşlara bağış yapılmış ise; verilen bağışın dernek/vakıf tarafından ne şekilde kullanıldığını açıklayan, ilgili vakıf/dernek tarafından düzenlenmiş resmi yazının başvuru evrakına eklenmesi gereklidir. Bu yöntemle bilimsel toplantıya katılımı desteklenen kişiler, katılımcı olarak değerlendirilir. Elektronik başvurular, başvuru tarihinden itibaren 10 (on) iş günü içerisinde elektronik olarak Kurum tarafından cevaplandırılır, cevaplandırılmaması hâlinde başvuru için onay verilmiş sayılır. Başvuruda eksiklik tespit edilmesi durumunda başvuru sahiplerine bildirilen eksiklikler 5 (beş) iş günü içerisinde elektronik olarak tamamlanır. Verilen süre içerisinde tamamlanmayan başvurular sistem tarafından reddedilir. Reddedilen toplantı başvuruları için aynı satış merkezi tarafından yapılacak yeni başvurular sistem tarafından otomatik olarak reddedilir. Toplantının başlangıç tarihine kadar tüm katılımcılarla ilgili yapılacak değişiklikler Kuruma bildirilmelidir.
Toplantı sonrası bildirim
Satış merkezleri, destekledikleri bilimsel toplantılar, eğitsel faaliyetler ve web tabanlı toplantılar gerçekleştikten sonra; katılımcı listesi, masraf kalemleri ve yapılan etkinlikleri (toplantı öncesi bildirim başvurusunda belirtilen tüm detayları içerecek şekilde) elektronik olarak en geç bir ay içerisinde Kuruma bildirir. Bilimsel faaliyet toplantılarının geri bildiriminde, ilk başvuru esnasında bildirilen katılımcıların arasından katılmayanlar varsa, bunlar sistemde “katılmadı” olarak işaretlenir ve katılmadıklarına dair kendileri tarafından yazılmış yazı sisteme eklenir. Geri bildirimde katılımcı listesine yeni bir isim eklenemez.
